Rosely de Oliveira
Schwartz
A assembleia de prestação de
contas é um momento tenso na vida dos síndicos e das administradoras, mas
existe uma forma de apresentar com transparência e surpreender os moradores.
Normalmente, na assembleia anual que traz como
pauta a prestação de contas, esta é feita de forma simplória, em que o síndico
ou administradora colocam em cima de uma mesa as doze pastas dos últimos doze
meses e perguntam aos moradores se há alguma dúvida. Como os moradores não
acompanham de forma efetiva a movimentação mensal e, em muitos casos, o
condomínio não possui as pastas virtuais, que podem facilitar essa verificação,
os moradores não colocam nenhum questionamento e aprovam de forma rápida as
contas do período apresentado.
Essa falha no acompanhamento dos moradores não é
interessante para o síndico que busca maior eficiência, qualidade, na gestão. A
assembleia de prestação de contas é uma ótima oportunidade para ambos os
gestores (síndico e administradora) demonstrarem o comprometimento e os
resultados positivos obtidos em função de uma gestão mais qualificada, ou seja,
realmente mais profissional. Poderá demonstrar que os objetivos foram atingidos
e evidenciar, por meio de dados e gráficos, as metas conquistadas.
A comparação mensal dos valores previstos versos os
valores realizados serão indispensáveis na prestação de contas anual,
comprovando de forma clara aos moradores a assertividade conseguida na
elaboração do orçamento anual, o qual foi aprovado na assembleia anterior.
Para realizar uma prestação contas que se assemelhe
a de uma empresa, é necessário que, durante todo o ano, a administração tenha
as informações apuradas de forma criteriosa e que utilize o mesmo plano de
contas. Os dados precisam ser confiáveis para que haja uma gestão segura,
inclusive das manutenções, com a identificação do número de falhas ocorridas,
mesmo tendo a manutenção preventiva, por exemplo, no caso dos elevadores,
gerador e bombas de recalque.
Será bem interessante se a prestação de contas
apresentar de forma resumida toda movimentação que ocorreu no condomínio, em um
dado período, relembrando aos moradores tudo que foi realizado, sendo que,
muitas das informações, constaram do demonstrativo financeiro distribuído
mensalmente. São indispensáveis as seguintes informações na prestação de contas
anual:
· Estrutura
física (apresentar as reformas realizadas, com fotos do antes e do depois,
mencionar as fotos dos problemas existentes);
· Inspeções
legais (Exemplo: limpeza da caixa d’água, análise da água, extintores,
mangueiras, para-raio, AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros), brigada
de incêndio, gás, desinsetização);
· Exigências
trabalhistas – comprovar o cumprimento das NR7 - PCMSO, NR9 – PPRA, NR5 –
Primeiros Socorros, entrega da RAIS e DIRF;
· Órgãos –
Federal / Estadual / Municipal – demonstrar que não há pendências, por meio de
Certidões Negativas;
· Situação
financeira – demonstrar os saldos da conta corrente e dos fundos de reserva e
de obras. Apontar também todas as reduções de custo que foram possíveis
realizar, como: água, energia, manutenção dos elevadores;
· Valores
não creditados – demonstrar o saldo da inadimplência, apontando os valores que
estão em acordos judiciais e extrajudiciais, a quantidade de ações que estão em
andamento e os valores que ainda não foram ajuizados, por serem apenas uma ou
duas cotas e que estão em negociação com os devedores;
· Principais
obras – Relacionar todas as obras realizadas com e sem rateio;
· Obras não
realizadas – Mencionar as obras que não foram realizadas e os motivos;
· Contas a
Pagar – Apontar os valores já empenhados pelo condomínio, como os compromissos
com fornecedores de serviços ou compras.
Com a apresentação de todas essas informações, as
quais deverão integrar a ata da assembleia, ficando para o condomínio um
histórico, os moradores terão realmente uma prestação de contas e com certeza
irão valorizar muito mais o trabalho do síndico e da administradora, dado que
muitos não têm a menor noção da grande responsabilidade que envolve a gestão de
condomínios.
Rosely de
Oliveira Schwartz, contabilista, administradora, escritora e especialista em
condomínios.
Disponível
em https://www.ocondominio.com.br/noticias/2919/obrigacoes-legais.
Acesso em 11 de fevereiro de 2020.
EXERCÍCIO LÚDICO: VERDADEIRO/FALSO